Imposto de Renda: diferenças entre pessoa física e empresa

Entenda como IRPF e IRPJ diferem na apuração, nas declarações e nos documentos, incluindo ECF, Simples Nacional e as mudanças nas obrigações acessórias.

O Imposto de Renda da pessoa física e o da empresa têm regras próprias de apuração e informação à Receita Federal. Para organizar as obrigações, o primeiro passo é separar CPF e CNPJ, identificar o período e verificar o regime tributário da empresa.

Artigo do acervo de 2022, revisto em 22 de outubro de 2026. Limites, prazos excepcionais e situações especiais devem ser conferidos para o exercício correspondente.

Pessoa física: declaração e imposto são assuntos relacionados

A declaração de ajuste anual do IRPF reúne rendimentos, bens, direitos, dívidas e deduções permitidas. Nem toda pessoa física precisa entregá-la: a obrigação depende dos critérios estabelecidos para cada exercício, que podem envolver renda, patrimônio e operações específicas.

Também é possível estar obrigado a declarar sem ter saldo de imposto a pagar. Retenções e recolhimentos feitos ao longo do ano são considerados no ajuste conforme as regras aplicáveis. Por isso, o IRPF não se resume ao desconto no salário.

As deduções legais exigem enquadramento e documentação. Gastos pessoais não podem ser transferidos automaticamente para a contabilidade da empresa para reduzir tributos.

Empresa: apuração não é uma única declaração anual

No lucro real, a base considera o resultado contábil com os ajustes fiscais. No lucro presumido, são aplicadas as regras legais de presunção sobre receitas, além de outros componentes da base. São métodos diferentes; lucro presumido não significa simplesmente tributar o lucro contábil.

A regra geral do IRPJ nesses regimes é alíquota de 15%, com adicional de 10% sobre a parcela da base que ultrapassa R$ 20 mil multiplicados pelo número de meses do período de apuração. Esse limite corresponde a R$ 60 mil em um trimestre completo. A apuração, o pagamento e a entrega de escriturações têm calendários distintos.

No Simples Nacional, o IRPJ integra, em regra, o recolhimento unificado do DAS, sujeito às condições do regime. Isso não elimina as obrigações de informação nem torna o DAS uma declaração anual.

Quais obrigações precisam ser diferenciadas?

ECF: a Escrituração Contábil Fiscal informa operações relevantes para a apuração de IRPJ e CSLL. Sua entrega é anual como regra geral, até o último dia útil de julho do ano seguinte, com regras específicas para situações especiais.
Dispensas da ECF: a IN RFB nº 2.004/2021, art. 1º, § 1º, contempla optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas durante todo o ano, nas condições previstas.
Simples Nacional: o PGDAS-D reúne a apuração mensal; a DEFIS contém informações anuais. O MEI enquadrado no Simei apresenta a DASN-SIMEI, obrigação própria.
Outras informações: para fatos geradores desde janeiro de 2025, débitos antes informados na DCTF convencional passaram à DCTFWeb por meio do MIT. A Dirf foi substituída, a partir do ano-calendário de 2025, pelas informações do eSocial e da EFD-Reinf.

A dispensa de uma escrituração não significa dispensa de todas as obrigações fiscais.

Organize os documentos de cada contribuinte

Para o CPF, reúna informes, comprovantes de despesas e documentos patrimoniais. Para o CNPJ, mantenha escrituração, notas fiscais, extratos, folha, registros de custos, receitas e tributos conciliados.

O calendário deve indicar separadamente apuração, pagamento e transmissão. A KiP Soluções Contabilidade pode ajudar a identificar as obrigações aplicáveis e conferir a consistência entre documentos e declarações.